Заверенная выписка из документов часто требуется для предоставления в государственные органы, суды или другие официальные инстанции. Правильное заверение придает документу юридическую силу. В этой статье рассмотрим, как правильно заверить выписку в различных ситуациях.
Содержание
Кто имеет право заверять выписки
В зависимости от типа документа, заверять выписки могут:
- Руководитель организации или уполномоченное должностное лицо
- Нотариус
- Работник кадровой службы (для трудовых документов)
- Архивариус (для архивных выписок)
Основные правила заверения выписки
Обязательные реквизиты
Правильно заверенная выписка должна содержать:
- Надпись "Верно" или "Копия верна"
- Должность лица, заверяющего документ
- Его подпись с расшифровкой (ФИО)
- Дату заверения
- Печать организации (при наличии)
Требования к оформлению
- Выписка должна быть сделана на бланке организации (если это официальный документ)
- Все страницы должны быть пронумерованы
- На многостраничных выписках заверяется каждый лист или делается общая заверительная надпись
Особенности заверения разных видов выписок
| Тип выписки | Порядок заверения |
| Выписка из трудовой книжки | Заверяется подписью руководителя и печатью организации, выдается на фирменном бланке |
| Выписка из ЕГРН | Не требует дополнительного заверения, так как выдается в официальной форме Росреестра |
| Выписка из протокола собрания | Заверяется председателем и секретарем собрания, скрепляется печатью организации |
| Выписка из личного дела | Заверяется уполномоченным сотрудником кадровой службы с указанием основания для выдачи |
Нотариальное заверение выписки
В некоторых случаях требуется нотариальное заверение:
- При предоставлении документов за границу
- Для судебных процессов
- При совершении сделок с недвижимостью
Процедура нотариального заверения включает:
- Проверку подлинности документа нотариусом
- Сверку с оригиналом
- Проставление удостоверительной надписи
- Регистрацию в реестре нотариальных действий
Частые ошибки при заверении
- Отсутствие полной подписи (без расшифровки ФИО)
- Не указана дата заверения
- Использование факсимиле вместо живой подписи
- Заверение копии, не соответствующей оригиналу
- Отсутствие печати, когда она требуется
Срок действия заверенной выписки
Стандартные сроки действия:
- Для внутреннего документооборота - обычно 1-3 месяца
- Для предоставления в государственные органы - уточнять в конкретном ведомстве
- Нотариально заверенные выписки - как правило, не имеют срока действия, но могут требовать обновления
Что делать, если заверенная выписка не принимается
- Уточнить требования к оформлению в организации, куда предоставляется документ
- Исправить указанные недочеты
- При необходимости обратиться к нотариусу
- В спорных ситуациях - запросить письменный отказ с указанием причин
Заключение
Правильное заверение выписки - важный процесс, придающий документу юридическую силу. Соблюдение всех требований к оформлению избавит от проблем с принятием документа в официальных инстанциях. В сложных случаях или при работе с важными документами рекомендуется обращаться к профессиональным юристам или нотариусам.
