Выписка из журнала - это официальный документ, который содержит копию записей из учетного, регистрационного или иного журнала. Рассмотрим правила оформления такой выписки.
Содержание
Когда требуется выписка из журнала
- Для предоставления в государственные органы
- В судебных разбирательствах
- При проведении проверок
- Для внутреннего документооборота организации
Пошаговая инструкция по оформлению
- Определите нужные записи в журнале
- Скопируйте необходимые сведения полностью и без изменений
- Укажите реквизиты журнала (название, номер, дату ведения)
- Проставьте дату составления выписки
- Заверите документ подписью ответственного лица
Обязательные элементы выписки
| Элемент | Описание |
| Шапка | Название организации, наименование журнала |
| Основная часть | Дословно скопированные записи |
| Реквизиты | Номера страниц, даты записей |
| Оформление | Подпись, печать, дата выписки |
Особенности для разных видов журналов
Журнал регистрации документов
- Указывается входящий/исходящий номер
- Фиксируется дата регистрации
- Отмечается краткое содержание
Журнал учета трудовых книжек
- Фиксируются ФИО сотрудника
- Указывается серия и номер трудовой книжки
- Отмечается дата приема/увольнения
Типичные ошибки при оформлении
- Неполное копирование информации
- Отсутствие подписи ответственного лица
- Нет указания на оригинал журнала
- Исправления в тексте выписки
Юридическая значимость
Правильно оформленная выписка из журнала имеет юридическую силу и может использоваться как доказательство в суде. Важно сохранять оригинал журнала для возможной сверки.
