Письмо по договору — это официальный документ, который подтверждает выполнение обязательств, уведомляет об изменениях или служит средством коммуникации между сторонами соглашения. Важно соблюдать деловой стиль и четко излагать суть вопроса.
Содержание
Структура письма по договору
Письмо должно быть четко структурировано, чтобы избежать недопонимания. Основные элементы:
- Шапка документа – реквизиты отправителя и получателя.
- Дата и номер письма – для регистрации и учета.
- Заголовок – краткое указание темы.
- Обращение – к кому адресовано письмо.
- Основной текст – суть вопроса.
- Заключение – подпись и контакты отправителя.
Шапка документа
В правом верхнем углу укажите:
- Наименование вашей организации.
- ФИО и должность получателя.
- Название компании-получателя.
Дата и номер письма
Номер письма присваивается по внутреннему документообороту. Дата ставится текущая.
Заголовок
Например: "О выполнении обязательств по договору №123 от 01.01.2024".
Обращение
Используйте уважительную форму: "Уважаемый Иван Иванович!".
Основной текст
Изложите суть письма, ссылаясь на пункты договора. Будьте лаконичны.
Заключение
Подпись с указанием должности и ФИО, контактные данные для связи.
Пример оформления письма
| Отправитель: | ООО "Пример", г. Москва, ул. Примерная, д. 1 |
| Получатель: | Иванов Иван Иванович, директор ООО "Контрагент" |
| Дата и номер: | 15.06.2024, исх. №456 |
| Тема: | О поставке товара по договору №123 от 01.01.2024 |
Уважаемый Иван Иванович!
Согласно п. 3.2 договора №123 от 01.01.2024, ООО "Пример" выполнило обязательства по поставке товара в полном объеме. Просим подтвердить получение и отсутствие претензий.
С уважением,
Петров Петр Петрович
Директор ООО "Пример"
Тел.: +7 (123) 456-78-90
Рекомендации по составлению
- Проверьте ссылки на пункты договора.
- Избегайте эмоциональных формулировок.
- Сохраняйте копию письма для архива.
- Отправляйте заказным письмом с уведомлением, если требуется юридическая значимость.
Заключение
Правильно составленное письмо по договору помогает избежать споров и подтверждает выполнение обязательств. Соблюдайте деловой стиль, указывайте все необходимые реквизиты и будьте точны в формулировках.
